Het begint allemaal met het vertellen aan je medewerkers. Bepaal een moment waarop zoveel mogelijk van je medewerkers aanwezig kunnen zijn. Bel collega’s die thuiswerken eventueel online in. Zo zorg je ervoor dat zoveel mogelijk medewerkers het verdrietige nieuws rechtstreeks horen.
Verstuur ook nog een e-mail waarin je herhaalt wat je net hebt verteld. Het kan zijn dat de boodschap zoveel indruk heeft gemaakt dat niet iedereen alles heeft meegekregen. Daarom kan het fijn zijn om dit achteraf terug te lezen. Hiermee kan je ook gelijk de collega’s op de hoogte brengen die niet aanwezig konden zijn.
De uitvaart
Vraag bij de nabestaanden of collega’s aanwezig mogen zijn bij de uitvaart. Of misschien is er wel een speciaal condoleancemoment waar collega’s naartoe kunnen. Vraag ook of er iets is dat je kan doen als organisatie. Zorg voor een vast contactpersoon binnen je organisatie die dit afstemt met de nabestaanden. Diegene kan dit dan op tijd communiceren naar je medewerkers.
Organiseer een herdenkmoment
Bespreek de gebeurtenis met het hele team tijdens een herdenkmoment. Tijdens dit moment kan iedereen die dit wil een woordje doen over de overleden collega. Laat iedereen hier ook vrij in. De een wil graag iets zeggen, de ander wil dat juist liever niet. Organiseer meerdere van deze herdenkmomenten, zodat alle collega’s die dit willen de mogelijkheid krijgen om erbij te zijn. Voor de lange termijn kan het mooi zijn om een speciaal herdenkplekje in je organisatie te creëren. Iedereen die er behoefte aan heeft kan hier de overleden collega herdenken.
Zorg voor een vertrouwenspersoon
Sommige medewerkers hebben misschien de behoefte om wat uitgebreider te praten over het overlijden van een collega. Het kan daarom fijn zijn om dit met een vertrouwenspersoon te bespreken. Vraag zelf aan je medewerkers of ze hiervoor graag met een intern vertrouwenspersoon willen praten of dat ze hiervoor liever met een extern iemand praten. Deze behoefte kan heel verschillend zijn per persoon. Informeer je medewerkers ook over de mogelijkheden om te praten met een psycholoog of praktijkondersteuner.
Praktische zaken
Natuurlijk komen er ook een heleboel praktische zaken kijken bij het overlijden van een collega. Informeer bijvoorbeeld ook samenwerkingspartners van de collega buiten je bedrijf. Maak daarnaast een overzicht van de taken van de overleden collega en verdeel dit onder je andere medewerkers. Daarnaast is het belangrijk om het laatste maandsalaris uit te keren, het dienstverband formeel te beëindigen en het overlijden te melden aan de verzekeraar. Het zijn niet de fijnste dingen om te doen, maar het is wel heel belangrijk.
